Factura electronica, reglementata printr-o noua lege. Regulile se aplica de maine

Facturile electronice, precum si chitantele si bonurile fiscale emise in forma electronica, vor avea icnepand din 27 iulie, un regim juridic reglementat de lege. Un act normativ publicat marti stabileste ce caracteristici ce trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi electronice, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor. O lege asemanatoare, care continea prevederi similare despre factura emisa in format electronic, a fost abrogata in toamna lui 2009 pentru ca incalca normele europene in materie de TVA, dar si pentru ca factura electronica era deja reglementata in Codul fiscal.

Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost publicata in Monitorul Oficial nr. 509, din 24 iulie 2012.Actul normativ stabileste „regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica”, dupa cum se arata si la art. I din lege.O lege cu acelasi obiect de reglementare, a fost abrogata in luna octombrie a anului 2009 de OUG nr. 109/2009, un act normativ care a modificat si Codul fiscal.Potrivit noii legi publicate in Monitorul Oficial, facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative pentru inregistrarea operatiunilor economice in contabilitate.

Noile reguli privind documentele electronice se aplica persoanelor impozabile stabilite in Romania, care isi desfasoara activitatea in Romania.

Legea nr. 148/2012 defineste factura in forma electronica ca fiind documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

In mod similar, bonurile fiscale si chitantele in format electronic sunt documentele care intrunesc toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, dar care contin date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnate cu semnatura electronica si purtand marca temporala.

Ce spun regulile privind factura in forma electronica

Legea nr. 148/2012 prevede ca emiterea facturilor de catre o persoana fizica sau juridica se face in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului: in forma electronica sau pe suport hartie. Pentru a-si schimva modalitatea de emitere a facturilor, emitentul trebuie sa notifice Ministerul Finantelor Publice.

Mai mult decat atat, emitentul poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica numai daca indeplineste anumite conditii:

• dispune de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
• foloseste personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
• este in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
• utilizeaza sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.

„Factura in forma electronica respecta continutul stabilit de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii”, se precizeaza in actul normativ.

De asemenea, in lege se mai stipuleaza ca certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.In ceea ce priveste transmiterea facturilor emise in forma electronica, reglementarile publicate marti stabilesc ca aceasta se poate face fie prin mijloace electronice, fie pe suport hartie.Facturile pot fi transmise individual, in pachete (doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar in acelasi moment de timp) sau in loturi (doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise in momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti in acelasi moment de timp).Chitante si bonuri fiscale in forma electronica

Atat bonurile fiscale, cat si chitantele emise in forma electronica au acelasi regim juridic ca si cele emise pe suport hartie.

De asemenea, ambele documente contin aceleasi elemente ca cele emise in format hartie.

Legea nr. 148/2012 precizeaza ca persoanele care au obligatia de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat sau al bancomatelor pot pastra in forma electronica documentul generat in forma electronica numai daca:

• indeplinesc cerintele privind asigurarea conformitatii informatiilor inregistrate in forma electronica cu cele inscrise pe documentul pe hartie;
• arhiveaza si asigura accesul la bonurile emise in forma electronica.

In cazul in care persoanele impozabile aleg sa pastreze in forma electronica bonurile fiscale, ele au obligatia sa notifice autoritatile fiscale.

Investitiile pentru modernizarea sistemelor de facturare, amortizabile

Legea nr. 148/2012 stabileste ca cheltuielile inregistrate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica, cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii acestei activitati sunt amortizabile pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare ca utilizator de factura in forma electronica.

De asemenea, cheltuielile inregistrate de persoanele care emit facturi, chitante si bonuri fiscale in forma electronica privind investitiile legate de modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea de facturare electronica sunt amortizabile pe o perioada de 3 ani, incepand cu data initierii investitiei.

Controverse privind noua lege: factura electronica este deja reglementata

In luna februarie 2011, Guvernul Boc, aflat in functie la acea data, a avizat negativ propunerea legislativa care a devenit intre timp Legea nr. 148/2012. In opinia Executivului, prevederile legii incalca normele comunitare in domeniul TVA, impunand sarcini suplimentare agentilor economici: factura electronica trebuie sa contina marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii, emitentul trebuie sa transmita diverse notificari la Ministerul Finantelor, emitentul trebuie sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica).

De asemenea, Guvernul arata ca Directiva112/2006/CE privind sistemul comun de TVA, va fi modificata din 2013 (Consiliul UE a aprobat deja modificarea) in sensul reducerii la minim a conditiilor in care pot fi emise facturi prin mijloace electronice.

„Chiar daca in prezent nu este inca in vigoare aceasta noua prevedere, este evident ca la nivel comunitar se doreste diminuarea sarcinilor administrative, impulsionarea emiterii facturilor prin mijloace electronice prin impunerea numai a unor conditii minimale in acest scop”, explica atunci Executivul.

Mai mult decat atat, Guvernul si-a motivat decizia de a nu sustine adoptarea legii invocand ca prevederi privind facturarea electronica in conformitate cu regulile UE se regasesc deja in Codul fiscal, la  titlul VI referitor la TVA.

Art. 155 din Codul fiscal si normele sale de aplicare stabilesc ca facturile emise si primite se pot stoca prin orice metode si in orice loc in urmatoarele conditii:

• locul de stocare sa se afle pe teritoriul Romaniei, cu exceptia facturilor transmise si primite prin mijloace electronice, care se pot stoca in orice loc daca, pe perioada stocarii se garanteaza accesul on-line la datele respective, se garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor, precum si faptul ca acestea sunt lizibile, iar datele care garanteaza autenticitatea sursei si integritatea continutului facturilor sunt de asemenea stocate;
• facturile sau continutul facturilor transmise si primite, in cazul stocarii prin mijloace electronice, sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.